Naučte se umění elektronického podepisování dokumentů s naším průvodcem krok za krokem. Podepisujte dokumenty bez námahy a bezpečně pomocí našich odborných tipů!

Hlavní stránka / Blog

Jak elektronicky podepsat dokument: Krok za krokem

září 2023

Schopnost elektronicky podepisovat dokumenty se v moderní digitální éře stala pro podnikatele nezbytnou. Pryč jsou doby, kdy se dokumenty tiskly, podepisovaly a skenovaly. Nyní můžete dokument podepsat elektronicky na několik kliknutí, což vám ušetří čas a zefektivní vaše obchodní postupy. Tento článek vám krok za krokem ukáže, jak spolehlivě podepisovat dokumenty online, což vám umožní udržet si náskok v obchodní sféře a zefektivnit své operace bez ohledu na úroveň vašich zkušeností.

Co je to elektronický podpis (e-podpis)?

Vlastnoruční podpis, který lze použít k podepisování elektronických dokumentů, se nazývá elektronický podpis (esignature). Slouží jako bezpečný, právně závazný mechanismus k ověření totožnosti podepisující osoby a jejího úmyslu podepsat dokument. Elektronické podpisy lze vytvářet různými způsoby, od zadání jména až po nakreslením podpisu na dotykové obrazovce nebo pomocí digitálního podpisového bloku.

Tyto metody se hojně využívají v odvětvích, jako jsou finance, nemovitosti, zdravotnictví a právní služby, protože slouží ke zrychlení procesů, omezení papírových transakcí a optimalizaci provozní efektivity.

Elektronické podpisy v globálním a vnitrostátním obchodě (ESIGN) Zákon o elektronických transakcích, zákon o elektronických transakcích a nařízení o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru (eIDAS) jsou jen některé z mezinárodních zákonů a předpisů, které se vztahují na elektronické podpisy. Tyto předpisy zajišťují, že elektronické podpisy jsou chráněny a právně závazné stejně jako tradiční písemné podpisy tím, že jim dávají právní platnost a vymahatelnost.

Jak funguje elektronický podpis?

V elektronických podpisech se používá šifrovaná technologie, která chrání identitu podepisující osoby i podepisovaného dokumentu. Zřetelná digitální otisk prstu, neboli hash, je vytvořen a přidán k dokumentu, když je elektronicky podepsán. Pomocí tohoto hashe se rozpoznají všechny změny provedené v dokumentu po podpisu, čímž se zabrání jeho falšování.

Digitální certifikáty, ověřování pomocí SMS a ověřování pomocí e-mailu jsou jen některé z dalších metod používaných k ověření identity podepisující osoby. Tím je zajištěno, že podepisující osoba je tím, za koho se vydává, a že je zaznamenána její vůle podepsat.

Podniky mohou zvýšit efektivitu zefektivněním postupů, snížením počtu papírových transakcí a zavedením bezpečných a efektivních elektronických podpisů. Podniky mohou mít ze začlenění této technologie do svého provozu prospěch, protože poskytuje právně závazný způsob podepisování dokumentů.

Jak elektronicky podepsat dokument

Elektronické podpisy představují pohodlný a bezpečný způsob podepisování dokumentů bez nutnosti fyzických kopií nebo osobních schůzek. Zde je krok za krokem popsán postup, jak elektronicky podepsat dokument:

Vyberte si nástroj pro vytváření elektronických podpisů: K dispozici jsou různé online nástroje pro vytváření elektronických podpisů, například Adobe Reader, Signnow, Windows, Words a Artlogo. Vyberte si nástroj, který je uživatelsky přívětivý a vyhovuje vašim potřebám.
Zaregistrujte si účet: Po výběru vybraného nástroje pro vytváření podpisů si vytvořte účet zadáním svého jména, e-mailové adresy a dalších požadovaných údajů.
Nahrajte dokument: Pomocí nástroje pro vytváření podpisů nahrajte dokument, který má být podepsán. To lze obvykle provést kliknutím na tlačítko "Nahrát" nebo "Vybrat soubor" a výběrem dokumentu z počítače nebo cloudového úložiště. Postupujte podle pokynů na obrazovce, dokud se nedostanete k dalšímu kroku.
Vytvořte si podpis: Využijte nástroj pro vytváření podpisu k vytvoření a přizpůsobení podpisu. V závislosti na nástroji můžete ke kreslení podpisu použít myš nebo dotykovou obrazovku nebo můžete nahrát obrázek svého stávajícího podpisu.
Umístěte na dokument svůj podpis: Po vytvoření podpisu jej pomocí nástroje pro vytvoření podpisu připojte k dokumentu, kam patří. V případě potřeby můžete uvést i další podrobnosti, například data a iniciály.
Zkontrolujte a dokončete: Před finalizací dokumentu jej zkontrolujte a ujistěte se, že jsou správně vyplněna všechna potřebná pole a že je správně uveden podpis. Před pokračováním proveďte případné úpravy nebo doplnění.
Dokončete a uložte dokument: Jakmile jste s dokumentem a umístěním podpisu spokojeni, dokončete jej uložením kopie. Většina nástrojů pro elektronický podpis umožňuje uložit dokument ve formátu PDF nebo jiném běžném formátu.
Dokument můžete sdílet nebo odeslat: V závislosti na vašich potřebách můžete nyní podepsaný dokument sdílet s ostatními nebo jej odeslat určeným příjemcům. To lze provést prostřednictvím e-mailu, platforem pro sdílení souborů nebo poskytnutím odkazu ke stažení.

Jaké jsou typy elektronického podpisu?

Existují tři různé druhy elektronických podpisů: kvalifikovaný, pokročilý a základní. Základní elektronický podpis může být jakýkoli typ elektronického podpisu, včetně zadání jména v závěru e-mailu nebo naskenování vlastnoručního podpisu. Pokročilé elektronické podpisy jsou bezpečnější a zahrnují další kroky, například digitální certifikát, které potvrzují totožnost podepisující osoby.

Nejbezpečnější elektronické podpisy jsou kvalifikované podpisy, které vyžadují digitální certifikát udělený vládou, který ověřuje pravost podepisující osoby. Finanční, lékařské a právní služby jsou jen některé z přísně regulovaných oblastí, kde se tyto druhy podpisů pravidelně používají.

Jaký je rozdíl mezi elektronickým a tradičním podpisem?

Elektronické podpisy představují digitální náhradu, kterou lze provádět online a na dálku, zatímco tradiční podpisy vyžadují fyzické podepsání dokumentu perem. S elektronickými podpisy můžete dokumenty podepisovat rychleji a snadněji, aniž byste je museli tisknout, skenovat nebo posílat poštou. Jejich vysoké standardy bezpečnosti a shody s předpisy umožňují podnikům omezit nákladné a neefektivní papírové procesy.

5 hlavních výhod elektronického podpisu

Úspora času

Elektronické podpisy umožňují rychlé a snadné podepisování dokumentů, smluv a dohod bez nutnosti tisku, skenování nebo odesílání poštou. To může podnikům ušetřit drahocenný čas a zvýšit produktivitu.

Nákladově efektivní

Snížením potřeby papírových transakcí mohou podniky ušetřit peníze za tisk, poštovné a skladování.

Bezpečnost a zabezpečení

Elektronické podpisy nabízejí vysokou úroveň bezpečnosti a shody, protože zajišťují, že dokumenty nebudou zfalšovány a že bude potvrzena totožnost podepisující osoby.

Rychlost a pohodlí

Elektronické podpisy lze provádět online a na dálku, což podnikům urychluje a usnadňuje podepisování dokumentů odkudkoli na světě.

Právně závazné

Elektronické podpisy mají stejnou právní platnost jako tradiční podpisy a představují bezpečný a efektivní způsob podepisování dokumentů.

Je rozdíl mezi digitálním a elektronickým podpisem?

Ano, mezi digitálním a elektronickým podpisem je rozdíl. Elektronické podpisy jsou sice určitým typem digitálního podpisu, ale nejedná se o totéž. Digitální podpisy využívají technologii šifrování dat, která poskytuje další vrstvu zabezpečení a zajišťuje, že s dokumentem nebylo nijak manipulováno ani že nebyl nijak pozměněn.

Vyžadují také integritu s použitím digitálního certifikátu pro ověření pravosti identity podepisující osoby. Elektronické podpisy naproti tomu mohou být tak jednoduché, jako je naskenovaný obraz podpisu nebo jméno napsané na stroji. I když jsou stále bezpečné, nemusí poskytovat stejnou úroveň ochrany jako digitální podpis.

Co je to digitální podpis?

Digitální podpis je elektronický symbol, který se používá k ověření pravosti a integrity dat. digitálního dokumentu. Jedná se v podstatě o elektronický podpis, který je vytvořen pomocí kombinace matematických algoritmů a šifrovacích klíčů. Digitální podpisy se široce používají v obchodním světě k ověřování pravosti důležitých dokumentů, smluv a dohod.

Jak vytvořit digitální podpis

Výběr poskytovatele digitálního podpisu: Prozkoumejte a vyberte si spolehlivého poskytovatele digitálního podpisu, jako je např. Artlogo který poskytuje bezpečnou infrastrukturu pro vytváření a správu digitálních podpisů.
Vytvoření digitálního ID: Zaregistrujte si u poskytovatele účet pro digitální podpis a uveďte své základní údaje.
Nahrajte svůj podpis: Pomocí digitálního pera nebo vyfotografujte svůj podpis a nahrajte jej poskytovateli digitálního podpisu.
Přizpůsobte si svůj podpis: Přizpůsobte si velikost, písmo a barvu podpisu podle svých preferencí.
Ověřte svou totožnost: Ověřte svou totožnost prostřednictvím bezpečného procesu definovaného poskytovatelem digitálního podpisu.
Vložte svůj podpis: Po ověření vaší totožnosti ji můžete použít k vytváření a podepisování dokumentů.
Uložit a sdílet: Po vložení podpisu dokument uložte a sdílejte jej s příslušnými stranami.
Ověření pravosti podpisu: Poskytovatel digitálního podpisu použije digitální certifikát, aby zajistil pravost vašeho podpisu a dokumentu.
Uložení podpisu: Poskytovatel digitálního podpisu bezpečně uloží váš podpis pro budoucí použití.
Aktualizujte svůj podpis: Pokud potřebujete svůj podpis aktualizovat, jednoduše zopakujte výše uvedené kroky.

Podle těchto jednoduchých kroků si můžete snadno a rychle vytvořit vlastní digitální podpis, který vám pomůže bezpečně a efektivně kontrolovat a podepisovat důležité dokumenty.

Vytvoření podpisového obrázku nebo kresby

Digitální podpis lze vytvořit dvěma způsoby: naskenováním rukopisu nebo nakreslením pomocí digitálního pera. Pokud chcete raději vytvořit obrázek, stačí se podepsat tmavým fixem na bílý papír a poté jej naskenovat nebo vyfotografovat. Po uložení obrázku do souboru JPEG, PNG nebo PDF jej odešlete poskytovateli digitálních podpisů.

Pokud chcete svůj podpis raději nakreslit, můžete jej vytvořit pomocí dotykového zařízení a digitálního pera nebo podložky, aby byl jedinečně váš. Jakmile dokončíte tvorbu podpisu, uložte jej jako obrázek nebo použijte software pro digitální podpisy a digitálně podepište dokumenty přímo na svém zařízení.

Se službami digitálního podpisu Artlogo můžete jednoduše nahrát, přizpůsobit a používat svůj podpis na papíře, ať už si raději vytvoříte obrázek, nebo jej nakreslíte ručně. Pomocí služby Artlogo můžete podepisovat dokumenty s vědomím, že váš podpis je bezpečný, legitimní a právně vymahatelný.

Jsou elektronické podpisy akceptovány ve všech zemích?

Elektronické podpisy jsou v celosvětovém měřítku stále více uznávány jako platný způsob podepisování dokumentů. V zákonech a pravidlech upravujících elektronické podpisy však existují regionální rozdíly. Většina států má právní předpisy, které za určitých okolností považují elektronické podpisy za rovnocenné vlastnoručním.

Právní základ pro používání elektronických podpisů poskytuje ve Spojených státech například zákon o elektronických podpisech v globálním a národním obchodě (ESIGN) a zákon o jednotných elektronických transakcích (Uniform Electronic Transactions Act).UETA). Nařízení eIDAS vytvořilo jednotný právní rámec pro elektronické podpisy v rámci Evropské unie, který zaručuje jejich legitimitu a právní sílu.

Používání digitálního certifikátu vydaného nestrannou třetí stranou je jedním z požadavků, které mohou některé státy pro elektronické podpisy stanovit. Aby bylo zajištěno dodržování národních pravidel a předpisů, je nezbytné nechat si poradit od právních expertů nebo vládních organizací v každé zemi.

Jak vytvořit elektronický podpis zdarma online

Zde je uveden postup pro bezplatné vytvoření elektronického podpisu online:

Vyberte si nástroj pro vytváření podpisu: Na internetu je k dispozici několik nástrojů pro vytváření elektronických podpisů, Artlogo je nejjednodušší a nejrychlejší.
Zaregistrujte si účet: Po výběru nástroje pro vytváření podpisů se zaregistrujte a zadejte své jméno, e-mailovou adresu a další potřebné informace.
Nahrajte dokument: Nahrajte dokument, který má být podepsán, do nástroje pro vytváření podpisů.
Vytvořte si podpis: Použijte nástroj pro vytvoření podpisu k vytvoření a přizpůsobení podpisu. Podpis můžete nakreslit pomocí myši nebo dotykové obrazovky nebo můžete nahrát obrázek podpisu.
Umístěte svůj podpis: Po vytvoření podpisu jej umístěte na dokument, který chcete podepsat. Můžete také přidat další potřebné informace, jako jsou data a iniciály.
Odeslání dokumentu: Po podepsání dokumentu jej můžete odeslat druhé straně k podpisu nebo schválení.

Rychlým a cenově dostupným řešením, jak automatizovat pracovní postupy a optimalizovat firemní postupy, je vytvoření elektronických podpisů. Nabízí rychlý, nákladově efektivní, bezpečný a spolehlivý způsob podepisování dokumentů. Zvažte využití elektronických podpisů pro firemní účely, pokud jste tak dosud neučinili. Pokud máte zájem o studium jak vytvořit elektronický podpis, podívejte se na našeho průvodce krok za krokem.

Co je elektronická pečeť? (E-pečeť)

Kromě elektronických podpisů existuje také možnost používat elektronické pečetě (E-pečetě), které digitálním dokumentům dodají další úroveň zabezpečení. E-pečeť je digitální obdoba tradiční pečeti používané na papírových dokumentech. K potvrzení pravosti a nezměněného stavu dokumentu se používá zřetelný identifikátor, který zajišťuje, že dokument zůstane nezměněn.

Použití elektronické pečeti zvyšuje bezpečnost digitálních dokumentů tím, že zavádí dodatečnou ochranu proti případné manipulaci nebo změnám. Toto zvýšené bezpečnostní opatření je výhodné zejména pro subjekty spravující citlivé informace, včetně právních a finančních dokumentů.

Jsou s používáním elektronických podpisů spojena nějaká rizika?

Používání elektronického podpisu s sebou nese určitá potenciální rizika, stejně jako každá jiná technologie. Elektronické podpisy mohou při správném používání skutečně představovat bezpečnější alternativu k běžným papírovým podpisům.

Jednou z obav je možnost podvodu nebo manipulace. Podpis nebo dokument by mohl být pozměněn, pokud by k němu měl někdo neoprávněný přístup. Proto je velmi důležité vybrat si zavedeného poskytovatele elektronických podpisů, který používá šifrovací a autentizační techniky, aby zablokoval nelegální přístup a zaručil platnost podpisu.

Závěr

Závěrem lze říci, že efektivitu a bezpečnost pracovních postupů a ukládání dokumentů lze výrazně zvýšit používáním elektronických podpisů a pečetí. Používáním elektronických podpisů můžete ušetřit čas a vyhnout se nutnosti fyzického odesílání dokumentů. Elektronické pečetě dále posilují bezpečnost tím, že ověřují legitimitu vašich elektronických dokumentů a zabraňují jejich padělání. Rizika spojená s elektronickými podpisy lze snížit spoluprací se spolehlivými dodavateli, kteří používají silné metody ověřování a šifrování. Osvojte si moderní praxi digitálního podepisování dokumentů a ušetřete čas a úsilí při své obchodní činnosti.

Závěrečné myšlenky

Na adrese Artlogo, poskytujeme více než jen podpis - nabízíme osobní a osobitý přístup ke každému digitálnímu dokumentu, který podepíšete. Ať už pracujete v právním, lékařském nebo finančním světě, naše podpisové služby zaručují bezpečné a spolehlivé podepisování, které zanechá trvalý dojem na papíře i v digitální sféře. Nespokojte se s obecným elektronickým podpisem, když můžete vyniknout díky službě Artlogo. vlastnoručním podpisem službou.