V digitálním věku stačí k podpisu a odeslání důležitých dokumentů jen několik kliknutí. Jedním z populárních nástrojů, který způsobil revoluci v nakládání s dokumenty, je DocuSign. Ať už jste profesionál, podnikatel nebo potřebujete elektronicky podepisovat dokumenty, naučit se DocuSign vám ušetří čas i starosti. Tento uživatelsky přívětivý návod vás provede jistou správou důležitých dokumentů bez námahy.
Co je DocuSign?
DocuSign je software pro elektronický podpis který umožňuje uživatelům elektronicky podepisovat, odesílat a spravovat dokumenty. Odpadá tak nutnost tisknout, skenovat a fyzicky odesílat dokumenty, což z něj činí pohodlné a časově úsporné řešení pro firmy i jednotlivce.
Pomocí DocuSign můžete elektronicky podepisovat dokumenty, vyžadovat podpisy od ostatních a sledovat průběh vyřizování dokumentů v reálném čase. Poskytuje bezpečné a právně závazný způsob zpracování důležitých dokumentů a zajišťuje, že vaše dokumenty budou v bezpečí a chráněné po celou dobu procesu.
Jak používat DocuSign
Pokud jde o používání služby DocuSign, je nezbytné porozumět procesu podepisování. DocuSign poskytuje bezpečný a pohodlný způsob elektronického podepisování dokumentů, čímž odpadá nutnost fyzického podepisování nebo tisknutí a skenování dokumentů.
Krok 1: Vytvoření účtu
Prvním krokem k zahájení používání služby DocuSign je vytvoření účtu. Navštivte webové stránky DocuSign a klikněte na tlačítko "Zaregistrovat se". Zadejte svůj e-mail a vytvořte si heslo. Po dokončení získáte přístup ke svému účtu DocuSign.
Krok 2: Nahrání dokumentu
Po přihlášení k účtu DocuSign se dostanete na domovskou stránku. Chcete-li začít používat službu DocuSign, nahrajte dokument, který chcete podepsat nebo odeslat. Klepněte na tlačítko "New" (Nový) a poté podle svých potřeb vyberte možnost "Send a Document" (Odeslat dokument) nebo "Sign a Document" (Podepsat dokument). Dokument můžete nahrát ze svého počítače nebo cloudového úložiště nebo si můžete vybrat ze šablon, které jsou již v DocuSign k dispozici.
Krok 3: Přidání příjemců a podpisových polí
Poté je třeba do dokumentu přidat příjemce. Zadejte e-mailové adresy osob, které mají dokument podepsat. Můžete také určit pořadí, v jakém mají příjemci dokument podepsat. Po přidání příjemců jednoduše přetáhněte podpisová pole na dokument, kde se mají podepsat. DocuSign nabízí přizpůsobitelná pole, jako jsou pole pro podpis, iniciály, datum a text, která vyhovují požadavkům vašeho dokumentu.
Krok 4: Přizpůsobení e-mailové zprávy a možností
Před odesláním dokumentu můžete přizpůsobit e-mailovou zprávu, která bude odeslána příjemcům. Můžete také vybrat další možnosti, jako je nastavení připomínek k podpisu, povolení delegování na jiné osoby a přidání data vypršení platnosti. Přístup k možnostem získáte kliknutím na tlačítko "Více" v pravém horním rohu.
Krok 5: Odeslání nebo podepsání dokumentu
Po přizpůsobení e-mailové zprávy a možností můžete dokument odeslat nebo podepsat. Chcete-li dokument odeslat, klikněte jako odesílatel na tlačítko "Odeslat". Příjemci obdrží e-mail s odkazem pro přístup k dokumentu a jeho elektronické podepsání. Jako příjemce otevřete e-mail a kliknutím na odkaz dokument podepište. Dokument můžete podepsat pomocí myši, dotykové obrazovky nebo nahráním naskenované kopie podpisu.
Krok 6: Sledování a správa dokumentu
Po odeslání nebo podepsání dokumentu můžete sledovat jeho průběh a spravovat jej ze svého účtu DocuSign. Uvidíte, kdo dokument podepsal, kdy ho podepsal a zda na podpis čeká. Můžete také zasílat upomínky příjemcům, kteří dokument ještě nepodepsali, a stáhnout si kopii podepsaného dokumentu pro své záznamy.
Možnosti prohlížení a náhledu úprav
Před odesláním nebo podepsáním dokumentu je důležité zkontrolovat a prohlédnout si dostupné možnosti úprav. DocuSign umožňuje v případě potřeby provést změny v dokumentu před jeho finalizací.
Chcete-li si prohlédnout a zobrazit náhled možností úprav, můžete kliknout na tlačítko "Review and Edit" (Prohlížet a upravovat) v pravém horním rohu obrazovky. Tím se otevře nabídka, ve které můžete vybrat, zda chcete dokument upravit, přidat další pole nebo příjemce, změnit pořadí podepisování nebo provést jiné potřebné úpravy.
Při úpravách dokumentu můžete používat různé nástroje pro úpravy, které poskytuje DocuSign. Tyto nástroje umožňují přidávat do dokumentu text, obrázky, kontrolní značky nebo jiné poznámky. Můžete také podle potřeby měnit velikost nebo polohu podpisových polí, polí pro iniciály nebo jiných polí.
Po provedení všech potřebných úprav si můžete dokument prohlédnout a ujistit se, že je vše v pořádku. Možnost náhledu umožňuje zobrazit dokument tak, jak jej uvidí příjemci. Jedná se o zásadní krok, který zajistí, že dokument vypadá přesně tak, jak má, a že všechna pole a informace jsou na správných místech.
Pokud potřebujete provést další změny, můžete se vrátit do možností úprav a provést potřebné úpravy. Jakmile jste s dokumentem spokojeni, můžete přistoupit k jeho odeslání nebo podepsání, jak je uvedeno v kroku 5.
Jak přizpůsobit podpisové pole v aplikaci DocuSign?
DocuSign nabízí řadu možností, jak přizpůsobit podpis pole podle vašich potřeb. Přizpůsobením podpisového pole můžete zajistit, aby bylo v souladu s vaší značkou a zlepšilo celkový uživatelský zážitek. Zde jsou uvedeny kroky pro přizpůsobení podpisového pole v aplikaci DocuSign:
- Přihlaste se ke svému účtu DocuSign: Přejděte na webové stránky DocuSign a přihlaste se pomocí přihlašovacích údajů k účtu.
- Vyberte dokument: Vyberte dokument, do kterého chcete přidat vlastní podpisové pole. Chcete-li dokument nahrát, klikněte na tlačítko "Nahrát", pokud jste tak ještě neučinili.
- Přístup k podpisovému poli: Vyberte dokument a klikněte na tlačítko "Podepsat" v horní části stránky. Tím se otevřou možnosti podpisového pole.
- Přizpůsobení podpisového pole: V možnostech podpisového pole si můžete vybrat z různých možností přizpůsobení. Zde jsou uvedeny některé klíčové možnosti, které můžete upravit:
- A) Podpisový styl: Zvolte typ podpisu, který chcete použít. DocuSign nabízí tři možnosti - Draw (Kreslit), Type (Typ) nebo Upload (Nahrát). Můžete si vybrat možnost, která nejlépe vyhovuje vašim preferencím.
- B) Podpisové písmo: Přizpůsobte si styl a velikost písma svého podpisu.
- C) Barva podpisu: Zvolte si barvu podpisového inkoustu, aby odpovídala vaší značce nebo osobním preferencím.
- D) Umístění podpisu: Přetáhněte podpisové pole na požadované místo v dokumentu.
- Uložit a použít změny: Kliknutím na tlačítko "Uložit" nebo "Použít změny" upravte pole podpisu podle potřeby a poté změny uložte.
- Náhled podpisového pole: Před finalizací dokumentu je důležité zobrazit náhled, jak se bude podpisové pole zobrazovat příjemcům. Tím zajistíte, že přizpůsobení bude použito správně a podpisové pole bude v souladu s vaší značkou.
- V případě potřeby proveďte další úpravy: Chcete-li pole podpisu dále upravit, znovu navštivte možnosti přizpůsobení a podle potřeby je upravte. Než budete pokračovat, věnujte čas tomu, abyste se ujistili, že je podpisové pole přesně takové, jaké chcete.
- Odeslání nebo podepsání dokumentu: Jakmile jste spokojeni s přizpůsobením podpisového pole, můžete dokument odeslat příjemcům nebo jej sami podepsat. DocuSign nabízí možnosti odeslání dokumentu e-mailem nebo jinými způsoby v závislosti na vašich preferencích.
Závěr
Závěrem lze říci, že DocuSign se stal v naší digitální éře převratným prvkem, který změnil způsob, jakým nakládáme s dokumenty. Její uživatelsky přívětivá platforma zefektivňuje proces podepisování a eliminuje potřebu tisku, skenování a odesílání poštou. S DocuSign můžete bez obav spravovat dokumenty, od přidávání příjemců a podpisových polí až po přizpůsobení zpráv a sledování průběhu. Možnost prohlížet, upravovat a přizpůsobovat podpisová pole přidává vrstvu personalizace. Využijte DocuSign a zjednodušte si práci s dokumenty, ušetřete čas a zajistěte si bezpečnou a efektivní manipulaci s dokumenty pro všechny své profesní i osobní potřeby.
Závěrečné myšlenky
Na adrese Artlogo, jsme odborníci na vytváření osobitých ručně psaných podpisů, loga a další. Specializujeme se na to, abychom profesionálům z různých oborů poskytli možnost udělat trvalý dojem všude, kam přijdou. Vylepšete svou osobní značku s Artlogo.
Zdroje
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
Sdílet s: