V digitálním věku již není nutné podepisovat dokumenty perem a papírem. Pomocí technologie je snadné digitálně podepsat dokument pomocí souboru PDF. Znalost digitálního podepisování souborů PDF je zásadní pro efektivní vedení obchodů a podepisování úředních dokumentů, ať už jste majitel firmy, manažer nebo student. V tomto článku vás provedeme nejjednodušší metodou digitálního podepisování souboru PDF.
Proč používat digitální podpis?
Tradiční podpisy nedosahují takové míry bezpečnosti a platnosti, jakou může poskytnout digitální podpis. Na adrese zřejmá manipulace pečeť, kterou nabízí, zaručuje, že s elektronickým dokumentem nebylo od doby jeho podepsání manipulováno. Kromě toho je pomocí digitálních podpisů možné podepisování na dálku, což eliminuje požadavek na osobní přítomnost při podepisování dokumentů. Pro firmy s více pobočkami nebo lidi, kteří pracují na dálku, je proto praktické a efektivní.
Jaké jsou výhody používání digitálního podpisu?
Digitální podpisy nabízejí kromě pohodlí a vyšší bezpečnosti také řadu dalších výhod pro spotřebitele i firmy. Jednou z největších výhod je snížení spotřeby papíru a souvisejících výdajů. Digitalizace eliminuje potřebu fyzického ukládání a přenášení dokumentů, což šetří čas i peníze. Také díky odstranění požadavku na tisk, skenování a odesílání dokumentů může digitální podpis urychlit proces podepisování. To může být užitečné zejména u smluv a transakcí, které musí být dokončeny rychle.
Další výhodou je skutečnost, že digitální podpisy jsou vymahatelné a uznávané v mnoha zemích světa. Firmy a jednotlivci, kteří potřebují podepisovat úřední dokumenty, tak mají možnost volby, zda použít digitální podpisy, které jsou z právního hlediska rovnocenné fyzickým podpisům. Digitální podpisy také poskytují jasnou auditní stopu procesu podepisování, což může být užitečné v případě jakýchkoli právních sporů nebo vyšetřování. Celkově lze říci, že digitální podpisy poskytují rychlý, bezpečný a úsporné . moderní a efektivní způsob podepisování dokumentů.
Jak digitálně podepsat PDF?
- Nejprve je třeba najít spolehlivého poskytovatele služeb digitálního podpisu, jako je např. Artlogo, který vám umožní podepisovat soubory PDF. Můžete si vytvořit účet nebo používat webové stránky jako host.
- Po přihlášení klikněte na tlačítko "Nahrát" a nahrajte dokument PDF, který chcete podepsat.
- Po nahrání souboru PDF klikněte na tlačítko "Přidat podpis". Tím se otevře nové okno, ve kterém můžete vytvořit digitální podpis.
- Při vytváření podpisu můžete vybírat z různých možností, například jej nakreslit myší, napsat na klávesnici nebo nahrát obrázek podpisu.
- Po vytvoření podpisu jej můžete vyplnit v dokumentu PDF, kde se má zobrazit. Podpis můžete přesouvat a měnit jeho velikost podle potřeby.
- Jakmile jste s umístěním podpisu spokojeni, klikněte na tlačítko "Dokončit" a změny uložte.
- Podepsaný formulář PDF si pak můžete stáhnout přímo do svého počítače nebo jej sdílet s ostatními zasláním odkazu.
- Nezapomeňte svůj digitální podpis uchovávat v bezpečí a nesdílet ho s nikým dalším.
Dokumenty PDF můžete rychle a bezpečně podepsat pomocí digitálního podpisu podle těchto jednoduchých pokynů. Můžete snadno zefektivnit své obchodní postupy a podepisovat právní dokumenty s pohodlím a bezpečností, které digitální podpisy nabízejí.
Nastavení oprávnění a nastavení zabezpečení
Kromě pohodlí a zabezpečení, které digitální podpisy poskytují, můžete u podepsaných dokumentů PDF konfigurovat nastavení oprávnění a zabezpečení. Pomocí panelu nástrojů můžete omezit, kdo může dokument vidět, upravovat nebo tisknout, a přidat tak další vrstvu zabezpečení soukromých nebo citlivých dat. Tato oprávnění a nastavení zabezpečení můžete nakonfigurovat ve službě digitálního podpisu Artlogo, abyste zajistili, že k vašim důležitým dokumentům budou mít přístup pouze oprávnění uživatelé.
Tipy pro bezpečné a efektivní digitální podpisy
Při digitálním podepisování souborů PDF je třeba mít na paměti několik zásadních pokynů, abyste měli jistotu, že vaše podpisy jsou spolehlivé a bezpečné. V první řadě buďte opatrní, abyste svůj digitální podpis nikomu neprozradili. V důsledku toho jej budete moci používat k podepisování dokumentů pouze vy. Rovněž si buďte vědomi jakýchkoli zákony které se mohou vztahovat na používání digitálních podpisů ve vašem oboru nebo zemi. Před přijetím dokumentu si udělejte průzkum, protože některá odvětví mohou mít zvláštní požadavky na podpis.
Jak ověřit digitální podpis
Po použití digitálního podpisu k podepsání dokumentu PDF je důležité pochopit, jak digitální podpis ověřit. Klikněte na podpis v dokumentu PDF a zvolte možnost "Atributy podpisu". Zobrazí se podrobnosti o podpisu, včetně data a času jeho vytvoření, jména podepisující osoby a certifikátu, který byl k jeho vytvoření použit. Výběrem tlačítka "Zobrazit certifikát" můžete také potvrdit platnost certifikátu. Pokud údaje odpovídají vašim očekáváním a certifikát je platný, můžete si být jisti, že podpis je pravý.
Nejčastější chyby, kterých je třeba se vyvarovat
Při digitálním podepisování dokumentu PDF je třeba se vyvarovat některých běžných chyb.
- Svůj digitální podpis nesdělujte nikomu jinému.
- Zjistěte si, jaké zákony nebo předpisy se týkají digitálních podpisů ve vašem oboru nebo zemi.
- Ověřte údaje o podpisu, včetně data, času, jména podepisující osoby a použitého certifikátu.
- Potvrďte platnost certifikátu výběrem možnosti "Zobrazit certifikát".
- Vyvarujte se spěchu při podepisování a před podpisem překontrolujte všechny údaje.
Jaký software potřebuji k digitálnímu podpisu PDF?
PDF lze digitálně podepsat pomocí různých programů, například Adobe Acrobat, DocuSign a SignNow. K digitálnímu podpisu PDF však není nutně zapotřebí specializovaný software.
Digitální podpisy podporuje mnoho operačních systémů a programů pro produktivitu, včetně Microsoft Office a Google Drive. Navíc je poměrně snadné digitálně podepisovat soubory PDF bez nutnosti stahovat jakýkoli software díky internetovým službám, jako je např. Artlogo.
Tyto služby často poskytují omezený počet bezplatných podpisů nebo bezplatné zkušební období, přičemž pro pravidelnější používání jsou nabízeny prémiové plány. Výběr programu nebo služby bude nakonec záviset na vašich jedinečných požadavcích a finančních omezeních.
Závěr
Digitální podepisování souborů PDF je rychlý a snadný proces, který může urychlit firemní procesy a ušetřit čas. Pochopení základů digitálního podpisu, kontrola jeho specifik a předcházení častým chybám jsou pro majitele a manažery firem zásadní. Stačí několik kliknutí na tlačítko Start a můžete přidat svůj elektronický podpis k jakémukoli dokumentu PDF.
Pro digitální podepisování souborů PDF je k dispozici několik možností softwaru, včetně vestavěných funkcí v kancelářských balících a internetových služeb, jako je Artlogo. Vyhledejte ikonu podpisu v preferovaném programu nebo využijte uživatelsky přívětivou službu Artlogo. Rychlost a snadnost digitálního podpisu ocení vaši klienti i spolupracovníci.
Závěrečné myšlenky
Existuje řada online služeb, které umí podepisovat soubory PDF, ale žádná z nich se nevyrovná těmto službám. Artlogo. Protože my v Artlogo vytváříme personalizované ručně psané podpisy, vaše značka a osobnost se v našich podpisech zcela odráží. S Artlogo je podepisování souborů PDF a dalších digitálních dokumentů neuvěřitelně jednoduché. Zanechte na svých čtenářích osobní stopu a získejte vlastní, vlastnoruční podpis!
Zdroje
- https://drysign.exelatech.com/blog/economic-impact-digital-signatures
- https://www.ipack.com/solutions/post/what-is-tamper-evident-packaging
- https://www.upcounsel.com/electronic-signature-law-us
Sdílet s: