Jsou elektronické podpisy právně závazné: 5 věcí, které je třeba vědět

Elektronické podpisy jsou v současné digitální éře díky své efektivitě a pohodlí stále oblíbenější. Přesto mnoho majitelů firem stále pochybuje o jejich platnosti. Jsou elektronické podpisy právně závazné? Naším cílem v tomto článku je důkladně prozkoumat toto téma a vybavit vás pěti základními poznatky. V závěru budete dobře informováni o právních důsledcích elektronických podpisů a o tom, jak mohou zlepšit fungování vašeho podniku.

Jsou elektronické podpisy právně závazné?

Ano, elektronické podpisy jsou právně závazné ve většině zemí světa včetně Spojených států. Jednotný zákon o elektronických transakcích (UETA) a zákon o elektronických podpisech v globálním a národním obchodě (ESIGN) jsou dva příklady pravidel a předpisů, které upravují používání elektronických podpisů. Tato pravidla zaručují, že elektronické podpisy mají stejnou právní váhu jako běžné vlastnoruční podpisy, a uznávají legitimitu elektronických podpisů.

Právní aspekty elektronických podpisů

Právní rámec

Elektronické podpisy jsou právně závazné díky existenci zákonů a předpisů, které potvrzují jejich používání. Na adrese ESIGN Act byl ve Spojených státech přijat v roce 2000, zatímco zákon UETA přijala většina států. Tyto zákony stanovují právní rovnocennost elektronických podpisů a poskytují rámec pro jejich používání v různých transakcích.

Záměr a souhlas

Aby byl elektronický podpis právně závazný, je nezbytné prokázat úmysl podepisující osoby podepsat a její souhlas s podmínkami dokumentu. Toho lze dosáhnout různými způsoby, například kliknutím na tlačítko "Souhlasím", napsáním svého jména nebo použitím certifikátu digitálního podpisu.

Zabezpečení a ověřování

Pro zaručení pravosti a integrity elektronických podpisů je velmi důležité používat bezpečné a důvěryhodné ověřovací techniky. Systémy digitálních certifikátů, dvoufaktorové ověřování a šifrované dokumenty jsou jen několika příklady. Silné bezpečnostní procesy jsou zavedeny na ochranu před podvody a manipulací a pomáhají potvrdit totožnost podepisující osoby.

Uchovávání dokumentů

Je důležité mít zaveden systém bezpečného ukládání a uchovávání elektronických dokumentů, které byly podepsány elektronickými podpisy. To zahrnuje uchovávání záznamu o podepsaném dokumentu spolu s veškerými souvisejícími metadaty a auditními stopami. Vedení přesných a uspořádaných záznamů pomáhá zajistit vymahatelnost a přípustnost elektronických podpisů v soudním řízení.

Specifické průmyslové předpisy a dodržování předpisů

Elektronické podpisy jsou sice obecně právně závazné, ale v některých odvětvích mohou platit specifické předpisy nebo požadavky, které je třeba zohlednit. Další kritéria pro používání elektronických podpisů při transakcích ve zdravotnictví ukládá například zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA). Měli byste znát všechna odvětvová pravidla, která mohou mít na vaši společnost vliv.

V jakých zemích jsou elektronické podpisy právně závazné?

1. Spojené státy americké: Jak již bylo zmíněno, zákon ESIGN a UETA stanoví právní rovnocennost elektronických podpisů ve Spojených státech.
2. Evropská unie: Nařízení Evropské unie eIDAS, které vstoupilo v platnost v roce 2016, poskytuje právní rámec pro elektronické podpisy ve všech členských státech EU. Rozeznává tři typy elektronických podpisů: jednoduchý, zaručený a kvalifikovaný.
3. Kanada: Zákon o ochraně osobních údajů a elektronických dokumentech (PIPEDA) v Kanadě uznává právní platnost elektronických podpisů.
4. Austrálie: V Austrálii zajišťuje právní platnost elektronických podpisů zákon o elektronických transakcích z roku 1999.
5. Spojené království: Spojené království má vlastní zákony týkající se elektronických podpisů, včetně zákona o elektronických komunikacích z roku 2000 a nařízení o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce z roku 2016.
6. Indie: V Indii uznává zákon o informačních technologiích z roku 2000 elektronické podpisy za právně platné.
7. Jihoafrická republika: Zákon o elektronických komunikacích a transakcích z roku 2002 poskytuje právní rámec pro elektronické podpisy v Jihoafrické republice.

To je jen několik příkladů zemí, kde jsou elektronické podpisy právně závazné. Je důležité si uvědomit, že zákony a předpisy týkající se elektronických podpisů se mohou v jednotlivých zemích lišit, proto je nezbytné seznámit se s konkrétními požadavky jurisdikce, ve které působíte.

V jakých zemích nejsou elektronické podpisy právně závazné?

1. Čína: V Číně nejsou elektronické podpisy dosud všeobecně uznávány jako právně závazné. Přestože existují předpisy pro elektronické podpisy, nejsou tak široce uznávány jako v jiných zemích.
2. Brazílie: Brazílie: Brazílie má specifické požadavky na elektronické podpisy, aby byly považovány za právně závazné, včetně používání digitálních certifikátů vydaných akreditovanými orgány.
3. Rusko: V Rusku platí pro používání elektronických podpisů určitá omezení a restrikce, které mohou způsobit, že za určitých okolností nejsou právně závazné.
4. Japonsko: Japonsko má vlastní předpisy a požadavky na elektronické podpisy, které nemusí být všeobecně uznávány jako právně závazné.

Pro pochopení konkrétních pravidel a specifikací týkajících se elektronických podpisů je nezbytné nechat si poradit od kvalifikovaných právních odborníků v těchto zemích. Mohou vám poradit, jak se ujistit, že elektronické podpisy jsou v těchto oblastech legální a povolené.

Jaké typy dokumentů lze podepisovat elektronicky?

Smlouvy a oznámení

Elektronicky lze podepisovat jednoduché i složité smlouvy, včetně smluv týkajících se obchodních transakcí, prodeje, pronájmu, zaměstnání a partnerství. Elektronické podpisy jsou právně závazné a vymahatelné ve většině jurisdikcí.

Obchodní dokumenty

Finanční výkazy, objednávky, dodací listy, faktury a další firemní dokumenty lze podepisovat elektronicky. Tím se odstraní potřeba papírových operací a umožní se rychlejší zpracování.

Formuláře souhlasu

Formuláře souhlasu jsou často potřeba v odvětvích, jako je zdravotnictví a právo. Souhlas s lékařskými zákroky, právní poradenství a účast ve výzkumných studiích jsou jen některé z možností využití elektronických podpisů.

Personální dokumenty

Součástí procesu náboru a nástupu do zaměstnání je často řada dokumentů, jako jsou daňové formuláře, pracovní smlouvy, dohody o mlčenlivosti a nabídkové dopisy. Elektronické podpisy na těchto formulářích urychlují proces přijímání zaměstnanců a snižují množství papírování.

Dokumenty o nemovitostech

V realitním sektoruse elektronické podpisy často používají na dokumentech, jako jsou hypotéky, nájemní smlouvy, kupní smlouvy a informace o nemovitostech. Díky tomu jsou transakce rychlejší a odpadá potřeba papírových dokumentů.

Nejčastější mylné představy o elektronickém podpisu

Elektronické podpisy nejsou právně závazné

To je asi největší omyl v souvislosti s elektronickými podpisy. Ve skutečnosti jsou elektronické podpisy právně závazné a vymahatelné ve většině jurisdikcí. Právní rámec týkající se elektronických podpisů, jako je zákon o elektronických podpisech v globálním a národním obchodě (ESIGN) ve Spojených státech a nařízení eIDAS v Evropské unii, zajišťuje potřebnou právní platnost a vymahatelnost.

Elektronické podpisy nejsou bezpečné

Další mylnou představou je, že elektronické podpisy nejsou bezpečné a lze je snadno padělat nebo pozměnit. Ve skutečnosti jsou elektronické podpisy často bezpečnější než tradiční vlastnoruční podpisy. Elektronické podpisy podléhají pokročilým bezpečnostním postupům, včetně auditních stop a šifrování, které zaručují jejich legitimitu a integritu. Řešení elektronického podpisu navíc často splňují průmyslové normy a předpisy na ochranu citlivých informací.

Používání elektronických podpisů je komplikované

Někteří majitelé firem se mohou domnívat, že používání elektronických podpisů vyžaduje technické znalosti nebo složitý software. Řešení pro elektronický podpis jsou však navržena tak, aby byla uživatelsky přívětivá a intuitivní. Mnohá řešení nabízejí jednoduché a zjednodušené procesy elektronického podepisování dokumentů, často jen na několik kliknutí.

Elektronické podpisy nejsou u soudu uznávány

Navzdory všeobecnému přesvědčení jsou elektronické podpisy u soudu uznávány a mají stejnou právní váhu jako tradiční vlastnoruční podpisy. Výše uvedený právní rámec zajišťuje nezbytnou platnost elektronických podpisů v soudním řízení. Díky vlastnostem, jako jsou časová razítka a auditní stopy, mohou elektronické podpisy skutečně usnadnit prokázání pravosti a neporušenosti podepsaného dokumentu u soudu.

Závěr

Závěrem lze říci, že elektronické podpisy jsou pro podnikatele užitečným nástrojem, protože zajišťují jednoduchost, efektivitu a právní legitimitu. Uplatňují se v nejrůznějších odvětvích a dokumentech. Majitelé firem by měli znát právní rámec týkající se elektronických podpisů a také bezpečnostní procesy, které chrání citlivé údaje. Na rozdíl od běžných mylných představ jsou elektronické podpisy právně závazné, bezpečné a uživatelsky přívětivé. Majitelé firem mohou zavedením elektronických podpisů zefektivnit své postupy, minimalizovat papírování a zvýšit celkovou efektivitu.

Závěrečné myšlenky

Podpisy jsou naší odborností Artlogo, kde vynikáme v tvorbě dokonalých ručně psaných podpisů, loga, vizitky a další. Ať už jste malá firma, velká korporace nebo živnostník na volné noze, naším cílem je pomoci vám udělat nezapomenutelný dojem všude, kde se váš podpis objeví. Svěřte se společnosti Artlogo, abyste dosáhli trvalého dojmu.

Zdroje

1. https://www.uniformlaws.org/committees/community-home?CommunityKey=2c04b76c-2b7d-4399-977e-d5876ba7e034
2. https://www.fdic.gov/resources/supervision-and-examinations/consumer-compliance-examination-manual/documents/10/x-3-1.pdf
3. https://edicomgroup.com/learning-center/eidas-regulation
4. https://www.priv.gc.ca/en/privacy-topics/privacy-laws-in-canada/the-personal-information-protection-and-electronic-documents-act-pipeda/